1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, sınav ve belgelendirme faaliyetlerinin şeffaf, tarafsız ve etkin şekilde sürdürülebilmesini sağlamaktır.

2. KAPSAM

Bu prosedür, kuruluş tarafından yürütülen tüm sınav ve belgelendirme hizmetlerini kapsar.

3. SORUMLULAR

• Belgelendirme Karar Verici: Sınavların ve sonuçlarının değerlendirilerek karar verilmesi, belgelendirmeye ilişkin her türlü kararın verilmesi
• Değerlendirici: Sınavların değerlendirilmesine ilişkin süreçlerin takibi
• Destek Hizmetleri Personeli: Tüm idari süreçlerin takip edilmesi, kayıtların hazırlanması, dosyalama ve arşiv işlemlerinin takip edilmesi
• Kalite Yönetim Temsilcisi: Tüm dokümanların takip edilmesi
• Sınav Hizmetleri Sorumlusu: Sınav açılmasına karar verilmesi ve sınavların ilan edilmesi, sınav ve belgelendirmeye ilişkin mali işlemlerin koordinasyonu, MYK’ya yapılan bildirimlerin gerçekleştirilmesi, değerlendirici görevlendirilmesi, sınav materyali belirlenmesi, adayların sınava kabulü, adaylarla yazışmaların imzalanması, sınavların iptaline karar verilmesi

4.İLGİLİ DOKÜMANLAR

• TS EN ISO/IEC 17024:2012 Uygunluk Değerlendirmesi – Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar İçin Genel Şartlar
• KEK.00 Kalite El Kitabı
• TM.02 Başvuru Alma ve Değerlendirme Talimatı
• TM.04 Sınav ve Belgelendirme Ücretlerinin Belirlenmesi Talimatı

5.KAYITLAR

• Sınav Planlama - Yazılım
• FR.01 Başvuru Formu
• FR.04 Cevap Kağıdı Formu
• FR.40 Personel Atama Formu
• FR.15 Mesleki Yeterlilik Belgesi Formu
• MYK Sınav Programı Bildirim - Yazılım
• FR.19 Performans Sınavı Kontrol Formu
• Sınav Katılım Talep- Yazılım
• Sınav Ön Talep - Yazılım
• Sınav Programı - Yazılım
• FR.25 Sınav Tutanağı Formu
• FR.26 Soru Kitapçığı Formu
• LS.12 Sınav Sonuç Listesi
• FR.28 Teslim Tutanağı Formu
• LS.11 Sınava Girecek Adaylar Listesi
• Sınav Öncesi Değerlendirici Tarafsızlık Taahhütnamesi - Yazılım

6. TANIMLAR

6.1. Genel

TS EN ISO/IEC 17024:2012 Uygunluk Değerlendirmesi – Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar İçin Genel Şartlar standardı ve Kalite El Kitabında verilen tanımlar bu prosedür için de geçerlidir.

6.2 Diğer Tanımlar

-

7. UYGULAMA

7.1 Ön Talep Alınması, Sınav Programının Oluşturulması ve Sınavın İlanı

Ön talep almak amacıyla web sitesinden ilanda bulunulabilir. Bulundukları bölgede sınav açılmasını isteyen kişiler ön talepte bulunabilirler. Ön talepler kayda alınarak elektronik olarak dosyalanır. Yapılacak değerlendirme sonucunda uygun bulunması halinde sınav açılabilir. Ön talep sahiplerine ulaşılarak sınavın açıldığı ve başvuru yapılması gerektiği belirtilir. Ön talebe bağlı olmadan sınav ilanına karar verildiğinde, sınav tarihi ve yeri, katılacak adayların duyabilecekleri makul süre içerisinde web sitesinden duyurulur. Ayrıca bilgilendirme amacıyla aylık olarak bir sınav planlaması yapılarak web sitesinden ilan edilebilir. Tüm sınavlar kayıt altına alınır. İlgili kayıtlar;

• Sınav Planlama - Yazılım
• Sınav Katılım Talep- Yazılım
• Sınav Ön Talep - Yazılım
• Sınav Programı - Yazılım

Sınav programları, sınavın başladığı tarihten iki gün öncesine kadar; sınav programındaki değişiklikler ile sınava katılacak adayların kişisel bilgileri sınav öncesine kadar MYK'ya bildirilir. İlgili kayıtlar;

• Sınav Programı - Yazılım

Sınav programına ilişkin meydana gelen her türlü değişiklik kayda alınır ve aynı gün içerisinde MYK'ya bildirilir. Değişikliklere ilişkin kayıt, kanıt ve gerekçe ise iki iş günü içerisinde MYK'ya iletilir.

Sınav programında kuruluştan kaynaklanmayan mücbir sebeplerle değişiklik oluştuğunda, sınavın güvenilirliğinin ve şeffaflığının etkilenmesi halinde sınav iptal edilir ve bu durum tutanak altına alınır. İptal edilen sınavlar ivedilikle, her halükarda aynı gün içerisinde, MYK’ya bildirilir.

7.2 Başvuruların Alınması,  Değerlendirilmesi ve Kişilerin Sınava Kabulü

Başvurunun alınması ve değerlendirilmesi Başvuru Alma ve Değerlendirme Talimatına göre yapılmaktadır. Başvuru yapmak isteyen kişiler; belirlenen evraklarla başvurularını yaparlar. İlgili kayıtlar;

• FR.01 Başvuru Formu

Sınava giriş şartı bulunan yeterliliklerde bu şart sorgulanır. Bu husus, ilgili ulusal yeterlilik ile belgelendirme programından kontrol edilerek belirlenir. Sınava giriş şartlarını sağlayan kişiler uygun belgeleri sağlamaları ve Sınav ve Belgelendirme Ücretlerinin Belirlenmesi Talimatı uyarınca belirlenen mali yükümlülüklerini yerine getirmeleri halinde sınava kabul edilir ve kayıt oluşturulur.

Sınava girmeye hak kazanan adaylara sınav tarihinden önce yazılım aracılığıyla sms gönderilir.

Sınava giriş şartını sağlamayan adayların belgeleri dosyalanarak arşivlenir ve yazılımda kayıt halinde kalır.

7.​​​​​​​3 Sınav Sorularının, Değerlendiricinin ve Sınav Görevlilerinin Belirlenmesi

Sınav soruları, onaylı soru bankasından ilgili ulusal yeterliliğe göre seçilir ve soru sayısı ilgili yeterliliğe ve belgelendirme programına göre belirlenerek yazılım aracılığıyla soru kitapçıkları hazırlanır. İlgili kayıtlar;

• FR.26 Teorik Soru Kitapçığı Formu

Sınav için değerlendirici ve sınav görevlendirmesi yazılım aracılığı ile yapılır. Atanacak değerlendiricilerin ve sınav görevlilerinin; başvuru formunun tesliminden itibaren sınava girecek adaylar ile organik bağlarının bulunmadığına ilişkin önlemler tüm süreçlerde alınır. 

Sınav yapıcının, bir adayın sınavında potansiyel bir çıkar çatışması bulunması halinde, Zi-Mak Belge sınavın gizliliğinin ve tarafsızlığının tehlikeye girmemesini güvence altına almak için sınav öncesi sınav yapıcıya aday bildirim dosyasını bildirir. Sınav yapıcı adaylarla arasında sınavın tarafsızlığını ve güvenliğini tehlikeye sokacak bir durumu varsa Zi-Mak Belge’ye bildirir. Yoksa görevi kabul eder. Alınan bu önleme rağmen sınav yapıcı görevlendirme öncesi adayı tanıyamaz, sınav esnasında aday sınav yapıcıyla çıkar çatışması olduğunu beyan ederse aday takip eden değerlendiricisi farklı başka bir sınava alınır. Bu durum adaylara sınav başlamadan önce sınav kurallarıyla birlikte okunur. Ve bu durum sınav katılımcı listeleriyle kayıt altına alınır.

Değerlendirme prosesinde yer alan diğer personel ile bir adayın sınavında potansiyel bir çıkar çatışması bulunması halinde, aday takip eden başka bir sınava alınır. Bu durum adaylara sınav başlamadan önce sınav kurallarıyla birlikte okunur. Ve bu durum kayıt altına alınır.

Değerlendiriciler ve sınav görevlileri, adayın sınav öncesinde eğitiminde görev almamalı ve aday ile organik bağa sahip olmamalıdır. Sınav öncesinde değerlendiricilerden gerekli beyan alınır.

İlgili kayıtlar;

• FR.46.01 Görevlendirme Formu – Belgelendirme Karar Verici
• FR.46.02 Görevlendirme Formu – Değerlendirici
• FR.46.03 Görevlendirme Formu – İç Doğrulayıcı
• FR.46.04 Görevlendirme Formu – Gözetmen
• FR.46.05 Görevlendirme Formu – İtiraz ve Şikayet Komitesi

7.4 Teorik Sınav

Teorik sınav ilgili Ulusal Yeterlilikte ve belgelendirme programında belirtilen ölçme ve değerlendirme şartlarını karşılar ve ilgili ulusal yeterlilikteki öğrenme çıktılarını kapsar.

Teorik Sınavlar ilgili ulusal yeterliliğin sınav talimatında belirtilen usulde gerçekleştirilir ve MYK’nın şartlarına uygun şekilde kayıt altına alınır. İlgili kayıtlar;

• FR.04 Cevap Kağıdı Formu

Teorik sınav soruları Sınav Hizmetleri Sorumlusu veya yetkilendirdiği Destek Hizmetleri Personeli tarafından Değerlendiriciye verildikten sonra durum kayıt altına alınır. İlgili kayıtlar;

• FR.28 Teslim Tutanağı Formu

Teorik sınavlarda sorumluluk Değerlendiricide kalmak şartıyla Gözetmen atanabilir.

Teorik sınavın değerlendirilmesi değerlendirici tarafından yapılır. Teorik sınavda ilgili yeterlilikte belirtilen kriterleri sağlayanlar başarılı sayılırlar.  Teorik sınav sonuçları kayıt altına alınır. İlgili kayıtlar;

• FR.25 Sınav Tutanağı Formu
• LS.12 Sınav Sonuç Listesi

Teorik sınavların değerlendirilmesi TM.03 Sınav Değerlendirme Talimatına göre yapılır.

7.5 Performans Sınavı

Performans sınavı, ilgili Ulusal Yeterlilikte ve belgelendirme programında belirtilen ölçme ve değerlendirme şartlarını karşılar ve ilgili ulusal yeterlilikteki öğrenme çıktılarını kapsar.

Pratik Sınavlar ilgili Ulusal Yeterliliğin Sınav Talimatında belirtilen usulde gerçekleştirilir ve MYK’nın şartlarına uygun şekilde kayıt altına alınır.

Performans sınav soruları Sınav Hizmetleri Sorumlusu veya yetkilendirdiği Destek Hizmetleri Personeli tarafından Değerlendiriciye verildikten sonra durum kayıt altına alınır. İlgili kayıtlar;

• FR.28 Teslim Tutanağı Formu

Performans sınavın değerlendirilmesi değerlendirici tarafından yapılır. Performans sınavda ilgili yeterlilikte belirtilen kriterleri sağlayanlar başarılı sayılırlar. Performans sınav sonuçları kayıt altına alınır. İlgili kayıtlar;

• FR.19 Performans Sınavı Kontrol Formu
• FR.25 Sınav Tutanağı Formu
• LS.12 Sınav Sonuç Listesi

Performans sınavında adaya ait olan iş parçaları itiraz ve şikayet süresi boyunca kuruluşumuz tarafından belirlenen güvenli alanlarda zarar görmeyecek şekilde saklanır. İş parçaları üzerine Sınav ID ve Aday No belirgin olacak şekilde yazılır. İtiraz ve şikayet süresi dolan iş parçaları hurdaya ayrılır.

1.  

7.6 Belgelendirme Kararı

Belgelendirme kararı; tüm değerlendirme kayıtları incelenerek alınır. İncelemeler sırasında herhangi bir hata ya da eksiklik tespit edilirse (Örn. Yanlış hesaplanan puanın olması vb.) ilgili alanda görevlendirilmiş Belgelendirme Karar Verici Sınav Hizmetleri Sorumlusuna bilgi verir. Sınav Hizmetleri Sorumlusu gerekli işlemleri başlatır ve süreç tamamlanana kadar takip eder.

Belgelendirme Karar Vericinin değerlendirmesinden geçmiş nihai sonuçlar Sınav Hizmetleri Sorumlusu tarafından aday bildirim dosyasına işlenir. İşlenen aday bilgilerini MYK portalına girer ve adaylara sınav sonuçlarını en geç 15 iş günü içinde uygun iletişim araçları ile duyurur.

Belge almaya hak kazanan adaylar için belge basılması talebi, belge masraf karşılığını yatırdıkları günden itibaren en geç 10 gün içinde Sınav Hizmetleri Sorumlusu tarafından MYK’ya bildirilir. MYK’da basılarak gelen belgelere sahteciliği önlenmek amacıyla yine MYK’dan alınan bir hologram yapıştırılır. Mesleki Yeterlilik Belgeleri Genel Müdür tarafından imzalanır ve adaylara “başvuru sırasında beyan ettikleri yöntemle” teslim edilir.

Düzenlenen belgeler kişilere elden veya posta yolu ile teslim edilir. İlgili kayıtlar;

• FR. 15 Mesleki Yeterlilik Belgesi Formu

7.7 Gerçekleştirilen Sınavın İptali ve Sınavın Tekrarlanması

Sınavda oluşabilecek ve sınavın tekrarını gerektirebilecek (yangın, sel, deprem, baskın, saldırı, patlama, toplu olay, protesto vb) olaylar ile, toplu kopya ile, sınavın şeffaflığına ilişkin tereddüt, şüphe, duyum ve şümulüne ilişkin hallerde durum tutanak altına alınır.  Gerekli değerlendirmenin ardından sınav iptal edilebilir. Adaylara konu hakkında bilgilendirme sağlanır. İptal edilen sınav, mücbir sebepler dışında, 15 iş günü içerisinde iptali gerektiren haller düzeltilerek, yeniden yapılır. Toplu kopya halinde kopya işlemine karıştığı anlaşılan adaylar tekrar sınava alınmaz. Bu şekilde tekrar sınava alınan adaydan ayrıca sınav ücreti talep edilmez.

Görevli personelin risk analizinde belirlenen şartlar altında sınavın tarafsızlığını veya şeffaflığını olumsuz yönde etkilemesi hallinde sınavlar için risk analizinde belirlenen tedbir uygulanır.

Değerlendiricinin sınav anında veya sınavdan hemen önce rahatsızlanması, mücbir sebeplere maruz kalması, hakkında yürütülen hukuki işlem nedeniyle özgürlüğünün kısıtlanması, tarafsızlık ilkesine aykırı tutum ve davranışlarda bulunması, sınav salonunda yedek değerlendiricilerin aynı ya da farklı sebeplerle hazır bulunamaması, sınav anında tutum ve davranışlarıyla sınavın olumsuz etkilenmesi durumundan doğrudan etkilendiği halde adayların başarılarına ilişkin hakları saklı kalmak üzere sınav iptal edilir. 15 iş günü içerisinde iptali gerçekleştiren haller düzeltilerek, sınav yeniden yapılır. Adaydan ayrıca sınav ücreti talep edilmez.

Bir veya birden çok adaydan kaynaklanan sınava uygun olmayan tutum ve davranışlar nedeniyle oluşacak yüksek gürültü, gerginlik, şiddet olması ve bu durumun tüm adayları olumsuz etkilemesi halinde sınavın tamamı iptal edilebilir, mevcut olumsuzluklara rağmen başarılı olan adaylar kamera kaydıyla tespit edilmek suretiyle başarılı sayılırlar. Mevcut durum MYK'ya kamera görüntüleri ile bildirilir. 15 iş günü içerisinde iptali gerçekleştiren haller düzeltilerek, sınav yeniden yapılır. Adaydan ayrıca sınav ücreti talep edilmez. Sorumlu aday(lar) tekrar gerçekleştirilen sınava alınmaz.

7.8 Kayıtların Saklanması

Sınav ve belgelendirmeye ilişkin kayıtlar belge geçerlilik süresinin bitiminden itibaren beş yıl süre ile, kamera kayıtları ise kayıt oluşma tarihinden itibaren bir yıl süre ile saklanır.

7.9 Hileli Sınav Halinde Yapılacaklar

Kurallara aykırı davranışta bulunan katılımcıların sınava devam etmelerine izin verilmez. Ancak diğer adayların etkilenmediği hallerde; diğer katılımcıların dikkatini dağıtmamak, zaman kaybetmelerine yol açmamak açısından, kural dışı davranışlarda bulunanlara uyarıda bulunulmaya bilinir. Kurallara aykırı davranışta bulunan katılımcıların kimlikleri ve kusurları açıkça yazılarak durum tutanak altına alınır.

7.10 Birim Birleştirme

MYK tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarından yeterlilik birimi başarı belgesi almış olup, bu belgelerin kuruluş tarafından dikkate alınmasını isteyen kişiler hakkında ilgili MYK mevzuatı uyarınca işlem yapılır.